Business Intelligence Specialist : Business Information Analyst : Project Management : Account Management
Succesvol BI Project

Succesvol BI Project

Fundament voor een Succesvol BI Project

Bij de start van ieder nieuw softwareproject, moet je jezelf richten op het formaliseren van de visie en het vergaren van alle relevante requirements. Dit geldt dubbel zo hard voor initiatieven op gebied van business intelligence - voornamelijk omdat één van de grootste redenen voor het falen van BI-projecten het gebrekkig vaststellen van requirements is.
Wat is er zo speciaal aan de requirements voor projecten op gebied van Business Intelligence? Nou, rapportages, dashboards en real-time notificaties hebben weinig tot geen waarde als ze niemand in de organisatie in staat stellen een betere beslissing te nemen. Idealiter ondersteunen alle besluiten de organisatorische strategie, dus een expliciete link tussen BI-initiatieven en de strategie is cruciaal voor het succes.

BI-projecten waarin deze link ontbreekt eindigen met nuttige, maar waardeloze rapportages en dashboards. Alle deelnemers moeten er vertrouwen in hebben dat de juiste tools worden gebruikt om de effectiviteit van de algehele strategie te bewaken en dat er een juiste link is met operationele meetgegevens.
Deze behoefte aan strategische uitlijning maakt dat BI-projecten altijd gesteund dienen te worden door C-niveau bestuurders. Het zijn immers juist BI-projecten die kostbaar en complex zijn en bovendien meerdere afdelingen en hiërarchieën beslaan. Voldoen aan overheidsregels, data-integratie (zowel binnen als buiten de organisatie) en de mogelijke behoefte aan oplossingen die diagnostisch en/of voorspellend in aard zijn, spelen allemaal mee.

Om goed de strategiegedreven requirements van een BI-project te doorgronden, kan een organisatie meerdere vormen van aanpak en methodologieën kiezen. Idealiter is de strategie reeds geformaliseerd, het liefst op een bewezen raamwerk voor strategische analyse. De gouden standaard op dit vlak is het Vijfkrachtenmodel van Porter, maar er zijn legio alternatieven voorhanden.

Zodra je een idee hebt van de strategie van de organisatie, kun je nuttige vragen stellen over welke besluiten moeten worden gemaakt om deze strategie zo effectief mogelijk te implementeren. Zodra je weet welke beslissingen er gemaakt moeten worden en door wie, ben je goed op weg om je BI-requirements voor het grootste deel te begrijpen.

Meten van prestaties
Dit is een simpel voorbeeld van strategische uitlijning in de praktijk. Stel dat een productiebedrijf heeft gekozen voor de waarde 'operational excellence/low cost' (uit het boek The Discipline of Market Leaders). Het resultaat hiervan is dat de belangrijkste besluiten moeten worden genomen rond kostenbesparingen in de toeleveringsketen, uitval omlaag moet en productiviteit omhoog.
In dit scenario stelt het bedrijf KPI's vast voor de voorraad, cyclustijden van de productielijn, defecten, uptime van machines, enzovoorts. Aan de andere kant zal een bedrijf dat heeft gekozen voor 'customer intimacy' als belangrijkste waarde veel meer geïnteresseerd zijn in mogelijkheden om meer te leren van klanten, hechter bij klanten betrokken willen raken door middel van co-creatie en de waarde van de klant gedurende de hele looptijd willen maximaliseren via cross-selling, up-selling en aanvullende diensten. Dit bedrijf stelt zijn KPI's vast op basis van factoren als herhaalde verkopen, net promotor score, klantcontacten en omzet per klant.

Een steekhoudend BI-initiatief bevat ook een analyse over hoe data en inzichten afkomstig van de BI-oplossing worden gebruikt om de gekozen strategie te valideren. Deze problematiek valt binnen het domein van performance management en organisatorische ontwikkeling. Zo kan een bedrijf besluiten om methoden als de balanced scorecard of BGC-matrix gebruiken om de strategie te evalueren en de waarde van verbeterde informatievoorziening vast te stellen.

Stakeholders
Het volgende punt in het verkrijgen van de juiste requirements voor BI is adressering van de vraag in hoeverre je alle stakeholders voldoende betrokken hebt. Om de maximale waarde uit een BI-project te verkrijgen, moet je alle stakeholders identificeren en ieder perspectief meenemen in volgende stappen, onafhankelijk van waar de stakeholders zich bevinden in de organisatie.

We gaan even terug naar het voorbeeld van het productiebedrijf. De primaire data die een voorman nodig heeft zijn bijvoorbeeld meetgegevens over de onderhoudstijd voor een serie machines op de productielijn omdat hun voornaamste doel in de bedrijfsstrategie het optimaliseren van productiviteit is door het reduceren van downtime. Een middenmanager in hetzelfde bedrijf is misschien meer bezorgd over de productiviteit op een per-fabriek basis. In dit geval hebben twee werknemers dezelfde doelstelling maar een verschillende databehoefte. Het ontwikkelen van een BI-oplossing zonder zorgvuldig de behoeften van beide stakeholders na te gaan - naast die van anderen - zou een kostbare fout zijn die de waarde van het project omlaag haalt.

Met dit issue houdt ook toegangscontrole verwant. Veel bedrijven beperken sterk toegang tot data en leggen een te rigoureuze 'need to know' policy op. Hoewel het belangrijk is om gevoelige informatie te beschermen, is het van evengoed belang ervoor te zorgen dat een BI-systeem in de behoeften van alle gebruikers voorziet, onafhankelijk van rang in de organisatie. Eerstelijns medewekers, die het dichtst op problemen zitten als deze ontstaan, zijn vaak het beste in de positie om problemen op te lossen en belangrijke besluiten te maken. Niemand schiet er iets mee op als je hen cruciale data onthoudt.

Voldoen aan wet- en regelgeving is een ander punt van zorg. Dit is vooral van belang in bedrijven waarvan de aandelen publiek verhandeld worden of in streng gereguleerde branches als finance, zorg en overheid. Voor deze organisaties is het essentieel om raad te vragen bij de afdeling die gaat over compliance, de CFO, de juridisch medewerker en andere stakeholders die met wet- en regelgeving in de portefeuille belast zijn. Wie dit niet doet, kan te maken krijgen met boetes, het terugroepen van producten en imagoschade.

Datavereisten
Tot slot zijn BI-projecten ook afhankelijk van een zorgvuldige aanpak van data-integratie. Data die nodig is, kan zich bevinden in meerdere operationele datastores, in bestaande analytische databases of zelfs buiten de organisatie in de vorm van open data.
In het worst-case scenario heeft het bedrijf niet de beschikking over 'een enkele versie van de waarheid' voor belangrijke records. Veel bedrijven werken nog met een aparte logistieke database voor klanten naast het CRM. In deze omgevingen is het ideaal om eerst Master Data Management te implementeren en daarna pas het BI-systeem op te zetten, al is dit niet altijd praktisch.
In dit geval is het zaak dat als het BI-team toch aan de slag moet, zij een compleet begrip hebben van bestaande dataschema's en zorgvuldig de ETL-flow naar het datawarehouse/datameer managen en ervoor zorgen dat rapportages en dashboards voor alle gebruikers in de organisatie betrouwbaar zijn. Niemand wil verzeild raken in een situatie waarbij in dezelfde vergadering meerdere deelnemers met verschillende cijfers over hetzelfde onderwerp uit verschillende systemen komen aanzetten en daardoor een compleet andere conclusie getrokken hebben.

Sleutel tot succes
BI-projecten hebben de neiging om groter in scope en kosten te worden dan eerder begroot. De requirements-fase bepaalt vaak al of een BI-project de organisatie vooruit gaat helpen of simpelweg verspilling van tijd en geld is. Opgesomd zijn dit de voornaamste eisen aan het verzamelen van requirements binnen een BI-project:
  • Zorg voor een heldere bedrijfsstrategie en weet hoe het BI-initiatief deze strategie kan ondersteunen. 
  • Weet goed welke besluiten op basis van het BI-systeem moeten worden genomen. 
  • Stel de behoeften van alle stakeholders vast, onafhankelijk van hun niveau in de organisatie. 
  • Zorg voor KPI's en meetgegevens die besluitvorming door stakeholders ondersteunen. 
  • Let op de overlap tussen BI en performance management. 
  • Houd rekening met wet- en regelgeving en zorg ervoor dat de juiste stakeholders in discussies hierover betrokken worden. 
  • Leer de huidige dataomgeving goed kennen en de impact hiervan op de BI-oplossing. Implementeer, indien mogelijk, MDM voordat je met BI aan de slag gaat. Lukt dat niet, werk dan zorgvuldig aan de datakwaliteit van het datawarehouse/datalake.
Het adresseren van deze issues bij het vergaren van requirements is geen garantie voor succes, maar als je hier niet naar kijkt, kan ik je garanderen dat je niet het maximale uit je investering haalt. Een goed opgezette BI-oplossing kan van onschatbare waarde zijn voor een organisatie, dus zorg ervoor dat je niet de mist in gaat met de requirements en een systeem bouwt dat de strategie door de hele organisatie heen ondersteunt en met ieders behoeften rekening houdt.

Share by: